ANEXO À RESOLUÇÃO CD-019/18, DE 28 DE MARÇO DE 2018.

POLÍTICA INSTITUCIONAL DE PADRONIZAÇÃO DE PROCESSOS E SERVIÇOS

CAPÍTULO I

DOS OBJETIVOS

Art. 1º – A Política Institucional de Padronização de Processos e Serviços está alicerçada nos componentes que integram o conceito ampliado de Governança Organizacional (Gestão de Pessoas, Gestão do Conhecimento e Gestão de Resultados), nas diretrizes de Governança Pública na Administração Federal, estabelecidas pelo Decreto 9.203/17, e no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI).

Art. 2º – São objetivos da Política Institucional de Padronização de Processos e Serviços:

I – Garantir transparência e uniformidade na prestação dos serviços necessários ao cumprimento da missão institucional, por meio do estabelecimento de padrões devidamente aprovados pelas áreas competentes, após consulta aos demais interessados;

II – Gerar uma adequada base de conhecimento acerca dos processos de trabalho organizacionais destinados tanto a usuários internos quanto externos;

III – Proporcionar meios para identificação de oportunidades de melhoria e para a busca continuada da excelência administrativa e do emprego eficaz dos recursos alocados;

IV – Promover a modernização da gestão institucional, a integração dos serviços públicos, especialmente aqueles prestados por meio eletrônico, bem como a simplificação administrativa, por meio da modelagem dos processos de trabalho;

V – Assegurar a existência de mecanismos institucionais de monitoramento e controle dos processos de trabalho e serviços públicos prestados à comunidade;

VI – Assegurar, a partir da padronização de processos e serviços, a execução ordenada, ética, econômica, eficiente e eficaz das atividades da Instituição, com preservação da legalidade e da economicidade no dispêndio de recursos públicos;

VII – Criar as referências para a implantação de um modelo de gestão estruturado, tendo processos de tomada de decisão orientados a partir de informações, dados e indicadores originados em práticas de trabalho definidas, conhecidas e documentadas.

CAPÍTULO II

DAS DEFINIÇÕES E CONCEITOS

Art. 3º – Para os efeitos desta Resolução, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:

a) Catálogo Institucional de Serviços e Padrões: Refere-se ao conjunto integral dos documentos-padrão que registram os procedimentos padronizados, oficiais, para cada macrosserviço, serviço e atividade administrativa no âmbito interno da Instituição.

b) Desenho de processo: É a primeira oficialização de um processo de trabalho, a qual ocorre por meio do seu mapeamento, padronização e cadastro em um Sistema de Controle de Padrões (SCP).

c) Documento-padrão: É um documento com campos, formatos, estrutura e identidade visual predefinidos, podendo assumir diferentes tipos, conforme sua finalidade, e que serve como referência em seu âmbito de aplicação na arquitetura de gestão dos processos de trabalho institucionais. A finalidade particular de cada tipo de documento-padrão, suas características intrínsecas e a espécie de conteúdo nele admissível serão estabelecidas pelo regulamento do Sistema Institucional de Padrões.

d) Governança em Processos e Serviços: Refere-se à estrutura conceitual que visa definir e organizar os elementos relevantes na gestão de processos de trabalho e respectivos serviços associados, tais como atividades, tarefas, objetivos, papéis e responsabilidades de pessoas e unidades de gestão da Instituição, padrões e mecanismos de controle e avaliação.

e) Governança Pública: Refere-se ao conjunto de mecanismos de liderança, estratégia e controle postos em prática para avaliar, direcionar e monitorar a gestão, com vistas à condução de políticas públicas e à prestação de serviços de interesse da sociedade.

f) Padrão: É um compromisso documentado que estabelece diretrizes e requisitos a serem utilizados pelas pessoas relacionadas com uma determinada função ou posição na organização. Enquanto forma de registro, um padrão é gerado a partir do preenchimento dos campos de um tipo de documento-padrão escolhido.

g) Padronização: É o conjunto de atividades sistemáticas destinadas a estabelecer, registrar, controlar, utilizar e avaliar padrões quanto ao seu cumprimento e à sua adequação aos resultados decorrentes do seu uso.

h) Processos de trabalho: É um termo que encampa, sob uma única denominação, os três tipos de processos organizacionais: Processos Finalísticos, Processos Meio e Processos de Gestão.

i) Processos finalísticos: São os processos diretamente associados à missão da Instituição, que apresentam impacto substancial na percepção que os usuários finais têm sobre o valor público entregue pela Instituição.

j) Processos de gestão: São os processos voltados para o monitoramento e controle dos demais processos (finalísticos e meio) em todos os níveis da Instituição, incluindo ações de estabelecimento de metas, acompanhamento, avaliação e aprendizagem organizacional.

k) Processos meio: São os processos que viabilizam a consecução dos processos finalísticos, assegurando sua realização de modo sustentável e, por outro lado, contribuindo para a percepção que o usuário final desenvolve do resultado entregue pela Instituição.

l) Modelagem de processo: Refere-se à modificação significativa de processo já padronizado em decorrência de alteração no fluxo de trabalho ou de melhorias na cadeia de atividades do processo. É usado como sinônimo de redesenho de processo.

m) Unidade de Gestão: Refere-se à unidade organizacional, formalmente instituída, que tem atribuições e competências definidas, possui necessariamente um servidor responsável, possui um centro de custos associado e, opcionalmente, pode ter lotação e/ou exercício de servidores e carga patrimonial.

n) Valor público: Produtos e resultados gerados, preservados ou entregues pelas atividades da Instituição que representam respostas efetivas e úteis às necessidades ou às demandas de interesse público e que acarretam mudanças em algum aspecto do conjunto da sociedade ou de alguns grupos específicos reconhecidos como destinatários legítimos de bens e serviços públicos.

CAPÍTULO III

DO SISTEMA INSTITUCIONAL DE PADRÕES

Art. 4º – Fica instituído o Sistema Institucional de Padrões (SIP), que será composto pelo Catálogo Institucional de Serviços e Padrões (CISP) e pelos Sistemas de Informação que suportarão a produção, armazenamento, controle e publicação de documentos-padrão e a demonstração dos resultados associados à gestão dos processos de trabalho.

Parágrafo único – O Sistema Institucional de Padrões (SIP) será estruturado por meio de regulamento específico a ser aprovado pelo Diretor Geral, considerando:

I – O estabelecimento dos tipos de documentos-padrão, incluindo os campos que os comporão, sua identidade visual e as regras quanto à sua geração, aprovação, vigência e manutenção (atualização).

II – O desenvolvimento de matriz classificatória contendo as categorias a serem aplicadas quanto aos agrupamentos de serviços, atividades e tarefas.

III – A definição de responsabilidades e papéis de pessoas e Unidades de Gestão no contexto do SIP.

IV – A definição de indicadores e a implantação de mecanismos para a avaliação e aferição do desempenho e dos resultados dos processos de trabalho vigentes na Instituição.

V – A necessidade de implementação de um modelo de gestão orientado por avaliações e aferições de desempenho dos processos e serviços institucionais.

VI – A necessidade de auditoria periódica dos padrões visando verificar sua adequação, aderência ao trabalho e estabilidade, bem como se estão assegurando a previsibilidade dos resultados.

CAPÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 5º – Considerando que a verificação do nível de conhecimento e de preparação dos servidores na utilização dos processos padronizados deverá ser um dos componentes da avaliação funcional para fins de progressão na carreira, a Secretaria de Gestão de Pessoas deverá prever, no âmbito dos programas de capacitação profissional da Instituição, o treinamento inicial e continuado do corpo de servidores quanto aos processos de trabalho padronizados e demais conteúdos produzidos no âmbito do SIP.

Art. 6º – A modernização dos processos e serviços institucionais, por meio da racionalização e informatização, é uma ação estratégica prioritária e deverá ser implementada por todas as áreas da Instituição, visando a uma prestação de serviços continuadamente aperfeiçoada e satisfatória aos seus usuários.

Parágrafo único – Os processos padronizados no âmbito do SIP deverão ser tomados pela Secretaria de Governança da Informação como diretriz, especificação e insumo para o desenvolvimento e/ou aplicação de sistemas de automatização de processos de trabalho.

Art. 7º – A Carta de Serviços ao Usuário a que se refere o Decreto 9.094/17, de 17 de julho de 2017, deverá ser elaborada a partir do conteúdo produzido por meio do SIP.

Art. 8º – As atribuições indicadas nesta Política para a área de gestão de processos de trabalho, bem como as que vierem a ser estabelecidas pelo Regulamento previsto no parágrafo único, do art. 4º desta Resolução ficarão a cargo do Gabinete da Diretoria Geral até a devida atualização da Resolução CD-049/12, de 3 de setembro de 2012.

Prof. Flávio Antônio dos Santos
Presidente do Conselho Diretor